Dictée vocale pour secrétaire et assistante de direction sur Mac

Le compte rendu du comité de ce matin, deux courriers à partir, la boîte mail qui se remplit pendant que tu tapes. Une secrétaire ou une assistante de direction passe sa journée à écrire ce que quelqu'un d'autre a dit, griffonné ou demandé. Ton Mac sait écrire sous ta dictée, sans rien installer. Ce guide prend les trois documents du métier et montre comment les dicter, les relire et les mettre en forme.

Les menus et les commandes viennent de l'aide d'Apple relue le 13/10/2026 : Dicter des messages et des documents sur Mac et Commandes de dictée de texte sur Mac. La méthode de travail et les conseils de métier sont une proposition de la rédaction, pas une règle d'Apple.

Mettre la Dictée en route

Ouvre le menu Pomme, Réglages Système, Clavier, puis descends jusqu'à Dictée et active-la. Le Mac propose de partager tes enregistrements audio avec Apple : tu peux cliquer sur « Plus tard ». Dans les mêmes réglages, un texte sous Dictée te dit si tes saisies sont traitées sur l'appareil, utile quand on te posera la question pour un document confidentiel. Le menu « Source du microphone » montre quel appareil capte ta voix.

Ensuite, tu cliques là où le texte doit arriver, tu appuies sur la touche Micro ou sur le raccourci de Dictée, tu attends que le curseur clignote et tu parles. Pour arrêter : esc, la touche Micro ou le raccourci. Après 30 secondes sans parole, la Dictée s'arrête seule. Les premiers pas sont dans comment dicter un texte sur Mac.

Tâche 1 : le compte rendu de réunion

C'est le document le plus long de ta journée. Tu sors de la réunion avec tes notes et la mémoire fraîche : c'est le moment de parler, pas de taper.

1. Ouvre un document vide dans Word ou Pages et lance la Dictée.
2. Dicte l'en-tête : la date, les présents, les absents. Dis « nouvelle ligne » entre chaque ligne. Pour une date, dis « chiffre » devant le nombre pour l'obtenir en chiffres.
3. Dicte un point de l'ordre du jour par paragraphe : dis « nouveau paragraphe » à chaque changement de sujet. Les retours à la ligne apparaissent à la fin de la dictée, pas pendant.
4. Pour les actions, nomme la personne, puis l'action, puis l'échéance. Dis « deux-points » après le nom si tu en veux un.

Ne cherche pas la phrase parfaite : tu dictes un brouillon fidèle à tes notes, la tournure se corrige à la relecture. Le compte rendu d'un appel enregistré est un autre sujet, traité dans compte rendu de réunion sans robot.

Tâche 2 : le courrier administratif

Lettre à un fournisseur, réponse à une administration, attestation : le courrier a des majuscules là où la Dictée ne les devine pas, et une mise en page qu'on ne dicte pas. Dicte le texte, puis mets en page au clavier.

• « Activer maj » met une majuscule à l'initiale de l'expression qui suit : utile devant « Monsieur le Directeur » ou le nom d'un service. « Annuler maj » rétablit la casse normale.
• « Toutes maj » écrit le mot suivant en capitales, pour un sigle ou un nom de société. « Activer toutes maj » fait pareil pour toute l'expression qui suit, jusqu'à « annuler toutes maj ».
• « Tabulation » déplace le curseur au taquet suivant, pratique pour aligner la date à droite.
• Les références : « chiffre » devant un numéro de dossier, « barre oblique » pour une référence du type 2026/045. « Activer pas d'espace » colle les mots qui suivent.
• Les montants : « symbole de l'euro » écrit le signe, « symbole pour cent » aussi.

Les formules de politesse se dictent sans peine, mais tu les diras cinquante fois par semaine. Le plus simple reste un modèle de lettre où la formule est déjà écrite : tu ne dictes que le corps. Pour la dictée directe dans Word, voir dictée vocale Word sur Mac ; pour les chiffres et les dates, dicter des chiffres et des dates sur Mac.

Tâche 3 : les mails

Ce qui change pour une assistante de direction, c'est le volume et le fait d'écrire au nom de quelqu'un d'autre. Deux habitudes aident. Traite la boîte par série : dix réponses d'affilée, en dictant, plutôt qu'une ici et une là. Et dicte au ton de la personne qui signe : plus sec pour un rappel de délai, plus chaleureux pour un remerciement. La ponctuation, les retours à la ligne et le style dans Mail, Gmail ou Outlook sont déjà expliqués dans dicter ses mails sur Mac, on ne le refait pas ici.

Dicter sous la dictée d'un tiers, retranscrire un brouillon

Ton responsable te dicte en direct. La Dictée du Mac n'a pas de limite de durée ; elle s'arrête seulement après 30 secondes de silence. Tu peux donc redire au micro ce qu'on te dicte, en ajoutant la ponctuation que l'autre ne dit pas. Si le micro capte directement la voix de la personne, le texte arrive sans commandes et le Mac souligne plus de mots en bleu : compte une relecture plus longue. Sur un Mac à puce Apple, tu peux taper pendant la dictée sans l'arrêter.

Un brouillon manuscrit à retranscrire. Lis-le à voix haute au micro au lieu de le taper, en disant les commandes en passant : « nouveau paragraphe » à chaque alinéa, « chiffre » devant les nombres, « activer maj » devant les noms. Garde le brouillon à côté pour la relecture : c'est la seule source.

Un enregistrement audio laissé sur ton bureau est une transcription de fichier, pas une dictée : voir transcrire un audio en texte sur Mac.

Relire : les mots bleus et les noms propres

Le Mac souligne en bleu les mots qu'il n'est pas sûr d'avoir compris (l'aide d'Apple donne l'exemple de « vert » pour « verre »). Clique sur le mot souligné pour voir d'autres propositions, ou tape le mot juste. Commence ta relecture par ces mots, puis relis tout : la ponctuation automatique place virgules et points, mais elle ne connaît pas le sens de ta phrase.

Les noms propres sont le point faible de toute dictée : clients, élus, services, sigles maison. Avec la Dictée de macOS, tu les corriges à la main. Un modèle de lettre où les interlocuteurs habituels sont déjà écrits limite le problème. Pour le jargon, voir la dictée Mac et les mots techniques.

La méthode : dicter, relire, mettre en forme

Notre proposition : séparer les trois temps.

1. Dicter le brouillon d'un trait. Dans un document vide, sans te soucier de la présentation. Tu dis le fond, avec « nouveau paragraphe » et « chiffre » quand il le faut, et tu laisses passer les fautes.
2. Relire une fois, à l'écran. D'abord les mots soulignés en bleu, puis les noms propres, puis les phrases trop orales. Si tu as des notes, compare.
3. Mettre en forme dans Word ou Pages. Colle le texte relu dans ton modèle de courrier ou de compte rendu : en-tête, formules, signature. La présentation est déjà faite.

Dicter directement dans la lettre finale fonctionne, mais tu corriges alors la forme et le fond en même temps, et une majuscule passe à travers.

Et avec VoiceMochi ?

On fait VoiceMochi, garde-le en tête en lisant. Voici ce que l'app change pour un poste de secrétariat, d'après son code actuel.

La dictée tient dans une touche. Tu maintiens fn ou Option droite (ou la touche de ton choix, deux au plus), tu parles, tu relâches : le texte est collé au curseur par Cmd V, dans Word, Pages, Mail, Outlook ou toute app où tu peux taper. L'app n'appuie jamais sur Entrée, donc rien ne part tout seul. Pour un long compte rendu, deux appuis rapides lancent la dictée mains libres, un nouvel appui la termine. Sans champ de texte actif, la dictée va dans le Carnet de l'app et elle est copiée.

Le brouillon arrive déjà propre. Une remise au propre, activée au départ et faite en ligne, retire les hésitations, les faux départs et les répétitions, met la ponctuation et garde tes mots. « Premièrement, deuxièmement » devient une liste numérotée. Si le texte remis au propre contient un nombre que tu n'as pas dit, l'app garde ta dictée brute.

Les formules de politesse et les noms propres. Dans l'onglet Snippets, une phrase dite colle un texte complet : « formule directeur » colle « Je vous prie d'agréer, Monsieur le Directeur, l'expression de ma considération distinguée. », même au milieu d'une dictée. Dans l'onglet Dictionnaire, tu notes les noms de clients et de services à bien écrire ; ils partent avec ta voix.

Corriger un texte existant à la voix. Tu sélectionnes un paragraphe trop long, tu maintiens la touche et tu dis « fais plus court » : le texte sélectionné est remplacé. Dans un texte reçu, non modifiable, le résultat s'affiche dans une fenêtre et part dans le presse-papiers. Ça se fait en ligne.

Où part la voix. Par défaut, elle est transcrite en ligne par le relais VoiceMochi. Sur un Mac à puce Apple, l'option « Transcription sur ton Mac », coupée au départ, garde la voix sur l'ordinateur (modèle d'environ 650 Mo) ; la remise au propre et les consignes envoient quand même le texte en ligne. Les dictées, texte et audio, sont effacées après 24 heures, sauf le Carnet. Détail dans la politique de confidentialité.

Ses limites. VoiceMochi n'importe pas de fichier audio : un enregistrement laissé par ton responsable ne se transcrit pas dans l'app. Elle ne propose pas de choix du micro. Elle tourne sur Mac avec macOS 13 ou plus récent, demande un compte Mochi et l'autorisation Accessibilité. VoiceMochi est en bêta ouverte, téléchargeable sur voicemochi.com, et tout est présenté sur l'accueil.

En résumé

Active la Dictée dans Réglages Système, Clavier. Dicte le compte rendu en sortant de réunion, un sujet par « nouveau paragraphe ». Pour un courrier, dis « activer maj » devant les noms, « chiffre » devant les références, et garde la mise en page pour Word ou Pages. Relis d'abord les mots soulignés en bleu et les noms propres. Et sépare toujours les trois temps : dicter, relire, mettre en forme.