Dictée vocale syndic : dicter le PV d'AG, les visites et les courriers

Après une assemblée générale, le syndic repart avec une pile de notes : les votes, les noms de ceux qui ont voté contre, les réserves sur la toiture. Puis viennent la visite de l'immeuble et les courriers. Tout ça se tape, souvent le soir. Ton Mac peut écrire sous ta voix : voici comment préparer la trame du PV d'AG, la dicter sans rien oublier, puis faire pareil pour le reste.

Sources relues le 10/11/2026 : sur Légifrance, l'article 17 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 et son article 17-1 ; sur Service Public, les fiches Procès-verbal d'assemblée générale des copropriétaires et Déroulement d'une assemblée générale des copropriétaires ; chez Apple, Dicter des messages et des documents sur Mac, les commandes de dictée, les remplacements de texte et Siri, Dictée et confidentialité. Cet article n'est pas un conseil juridique.

Activer la Dictée de macOS

La Dictée d'Apple écrit partout où tu tapes du texte : Pages, Word, ton logiciel de gestion, un mail.

1. Ouvre le menu Pomme, puis Réglages Système, puis Clavier.
2. Va à Dictée et active-la. Si macOS propose de partager tes enregistrements audio, clique sur « Plus tard » si tu ne veux pas.
3. Choisis un raccourci, ou garde la touche Micro. Avec un casque, choisis-le dans « Source du microphone ».
4. Lis la phrase sous Dictée. Elle dit si tes dictées sont traitées sur ton Mac, sauf ce que tu dictes dans un champ de recherche.

Sinon, ta voix part chez Apple, qui ne garde pas l'audio sauf si tu as accepté « Améliorer Siri et Dictée ». Un PV contient des noms et des votes : vérifie ce réglage.

Ce que le PV d'AG doit contenir

La règle vient de l'article 17 du décret du 17 mars 1967, que la fiche de Service Public reprend en clair. Le procès-verbal doit contenir :

• sous l'intitulé de chaque question de l'ordre du jour, le résultat du vote ;
• les noms et le nombre de voix des copropriétaires qui ont voté contre, de ceux qui se sont abstenus, et de ceux qui sont assimilés à un défaillant ;
• le cas échéant, qui a distribué les mandats de vote (les pouvoirs en blanc) ;
• les réserves des opposants sur la régularité des décisions ;
• les incidents techniques qui ont empêché un copropriétaire à distance de voter ;
• d'après Service Public, la demande d'un copropriétaire de garder la voie postale pour ses notifications.

La feuille de présence est annexée au PV. Le président de séance, le secrétaire et le ou les scrutateurs le signent à la fin de la séance, ou dans les huit jours. Les PV s'inscrivent ensuite dans un registre, qui peut être électronique.

D'après Service Public, c'est en principe le syndic qui rédige le PV. La dictée ne change rien à ces règles : elle t'évite de taper, mais le contenu, la relecture et les signatures restent ton travail.

Préparer la trame avant l'AG

Avant la séance, copie l'ordre du jour de la convocation dans un document. Pour chaque question, prépare le même bloc :

• Question n° : l'intitulé, copié tel quel depuis la convocation ;
• Résultat : adoptée ou rejetée ;
• Contre : noms et voix ;
• Abstentions : noms et voix ;
• Réserves : ce que l'opposant a demandé de noter.

Les intitulés se copient, ils ne se dictent pas : on ne vote que sur les questions de l'ordre du jour, et un mot mal compris ferait diverger ton PV de la convocation. Si l'assemblée reformule une résolution en séance (Service Public le permet tant que la question ne change pas), dicte la nouvelle phrase sous l'intitulé et relis-la avec le président.

Dicter le PV question par question

D'après Service Public, le président de séance doit noter le nom de ceux qui votent contre et de ceux qui s'abstiennent. Toi, tu remplis le bloc à partir de ces notes, juste après le vote ou à la fin de la séance.

Clique dans le bloc, lance la Dictée et parle. Un exemple pour la ligne « Contre » : « Madame Martin deux-points chiffre 125 voix virgule Monsieur Petit deux-points chiffre 87 voix ». La commande « chiffre » force le nombre en chiffres, et « deux-points » écrit le signe. La liste complète est dans dicter des chiffres et des dates sur Mac.

Pour les réserves, dicte la phrase de l'opposant au plus près de ses mots, puis fais-la relire. « Nouvelle ligne » passe à la ligne. La Dictée s'arrête seule après 30 secondes sans parole, ou avec esc.

Les voix, recopie-les depuis la feuille de présence : chacun vote avec ses tantièmes, et un chiffre mal entendu fausse le résultat. Si des copropriétaires suivent en visio, dicte aussi les incidents techniques qui ont empêché l'un d'eux de voter.

Relire le PV avant de le faire signer

La fiche de Service Public liste des erreurs graves, qui peuvent faire annuler l'assemblée :

• un résultat pas clair, ou pas de résultat du tout pour une question ;
• les noms des opposants ou des abstentionnistes absents, de sorte qu'on ne peut plus vérifier la majorité ;
• une décision écrite « à l'unanimité » alors qu'il y a eu des abstentions ou des votes contre ;
• une phrase qui dit que les résolutions ont été adoptées globalement à la majorité ;
• les noms et les voix des opposants oubliés lors de l'élection du président de séance.

À l'oral, « adoptée à l'unanimité » sort vite, par réflexe. Vérifie chaque question contre les notes du président. L'article 17-1 du décret dit qu'une erreur de forme sur les voix n'annule pas forcément l'assemblée si on peut reconstituer le sens du vote et que le résultat ne change pas ; mieux vaut ne pas compter dessus. Regarde aussi les mots soulignés en bleu, que ton Mac n'est pas sûr d'avoir compris (voir corriger les erreurs de dictée sur Mac).

Le compte rendu de visite d'immeuble

On n'a trouvé aucune règle officielle sur la forme de ce compte rendu. Prends une trame simple : date, présents, parties communes vues, constats, suites à donner, devis à demander. Dicte après chaque étage ou chaque local, quand le détail est encore frais : « Cave, porte du local vélos voilée, ferme mal. Demander un devis au serrurier. » Dans le bruit, lis dicter dans le bruit ; pour des travaux votés, la trame du compte rendu de chantier en dictant.

Les courriers aux copropriétaires

Après l'AG, Service Public indique que le syndic notifie les décisions aux copropriétaires dans un délai de 1 mois, par voie électronique en principe, sauf pour ceux qui ont demandé la voie postale. La notification porte sur le PV sans ses annexes et doit indiquer le délai de contestation, qui est de 2 mois.

Dicte le texte d'accompagnement, mais garde les mentions obligatoires dans un modèle relu, que tu colles à chaque fois. Pour l'information des occupants, la même fiche dit que le syndic les informe dans les 3 mois des décisions qui touchent l'occupation et leurs charges, par un affichage d'un mois dans les parties communes, anonymisé s'il contient des informations personnelles. Dicte le résumé, puis retire les noms à la relecture.

Pour les réponses de tous les jours, voir dicter ses mails sur Mac. Pour ta signature, crée un remplacement de texte : Réglages Système, Clavier, « Remplacements de texte », puis +. Les noms de rues mal compris se règlent avec dictée Mac et mots techniques.

Et avec VoiceMochi ?

On fait VoiceMochi, donc garde ça en tête en lisant. Voici ce que l'app fait, d'après son code. Elle n'est liée à aucun logiciel de syndic : elle colle du texte là où est ton curseur. Elle ne rédige pas ton PV et ne vérifie pas qu'il est conforme.

Dicter un bloc du PV. Tu cliques dans le bloc, tu maintiens une touche (fn ou ⌥ droite par défaut sur Mac), tu parles, tu relâches : le texte est collé avec ⌘ V. VoiceMochi existe aussi sur Windows, avec Ctrl droit. Deux appuis rapides : tu parles sans tenir la touche, un nouvel appui termine. L'app n'appuie pas sur Entrée, sauf deux options coupées au départ. Sans champ de texte actif, la dictée va dans l'onglet Carnet et elle est copiée.

Le nettoyage. Sur Moyen, par défaut, il retire hésitations, répétitions et faux départs, et « non pardon » ne garde que la version corrigée. Pour un PV, où chaque mot compte, Léger se contente des hésitations et de la ponctuation. La dictée d'origine reste dans l'historique. Ton traitement de texte ou ton logiciel métier est dans « Tout le reste » (style naturel) ; Mail, Outlook et Gmail web sont dans « Emails » (style plus soigné). Le style se règle par famille dans l'onglet Style.

Les noms. « Lire les noms à l'écran », active au départ, lit les noms affichés dans la fenêtre au début d'une dictée (ta feuille de présence ouverte, par exemple), pour cette dictée seulement. Rien n'est gardé, mais ces noms partent avec ta voix. « Apprendre de mes corrections » ajoute au Dictionnaire un nom corrigé à la main, si le champ est lisible par l'app. Les Snippets remplacent une phrase dite par un texte enregistré.

Ce qui part en ligne. Par défaut, ta voix est transcrite en ligne : elle passe par notre relais, puis chez Groq ou Deep Infra, aux États-Unis, d'après notre politique de confidentialité. Sur un Mac à puce Apple, « Transcrire sur ce Mac », coupé au départ, garde ta voix sur l'ordinateur (modèle d'environ 650 Mo). Le nettoyage envoie quand même le texte en ligne : règle-le sur Aucun si rien ne doit sortir, ce qui se défend pour des noms et des votes.

Ce qui reste sur ton Mac. Les dictées hors Carnet s'effacent après 2 heures, texte et audio ; l'audio du Carnet part après 7 jours. L'app demande macOS 13 ou plus récent, un compte Mochi et l'autorisation Accessibilité. Elle est téléchargeable sur voicemochi.com (détails sur l'accueil).

En résumé

Active la Dictée de macOS et vérifie où partent tes dictées. Avant l'AG, prépare un bloc par question avec l'intitulé copié de la convocation. Ensuite, dicte résultats, opposants, abstentions et réserves, avec les voix prises sur la feuille de présence. Relis avec la liste d'erreurs de Service Public, surtout le mot « unanimité ». Dicte enfin tes visites et tes courriers, mentions obligatoires gardées dans un modèle.