Dictée vocale RH : préparer et rédiger les entretiens annuels à la voix sur Mac

La saison des entretiens annuels arrive. Tu en as huit ou douze à mener, et derrière chacun un compte rendu à écrire. Le soir, il te reste tes notes, mais plus l'exemple précis que la personne a donné. La Dictée du Mac règle une bonne partie du problème : tu prépares la trame à la voix avant, et tu dictes le compte rendu juste après, quand tout est encore frais.

Sources relues le 03/11/2026 : Service Public, Évaluation du salarié et Qu'est-ce qu'un entretien de parcours professionnel (EPP) ? ; la CNIL, L'évaluation annuelle des salariés : droits et obligations des employeurs ; et chez Apple Dicter des messages et des documents sur Mac et Siri, Dictée et confidentialité. Cet article donne des repères pratiques, pas un avis juridique : pour ton entreprise, vois ta convention collective, ton juriste ou ton DPO.

Entretien annuel ou entretien de parcours : deux rendez-vous

Avant de dicter quoi que ce soit, sache lequel des deux tu prépares. Service Public insiste pour qu'on ne les confonde pas.

• L'entretien annuel d'évaluation. Il sert à évaluer les compétences professionnelles du salarié. On y fait le bilan de l'année (missions réalisées, difficultés) et on fixe les objectifs et les moyens de la période suivante. Il a lieu en principe tous les ans, mais l'employeur peut choisir un autre rythme, tous les 6 mois par exemple. La loi ne l'impose pas. Ta convention collective, elle, peut le faire.
• L'entretien de parcours professionnel (EPP). Il remplace l'entretien professionnel et il est obligatoire tous les 4 ans, avec un premier rendez-vous dans l'année qui suit l'embauche. Il porte sur le parcours, la formation et les souhaits d'évolution, pas sur l'évaluation du travail. Tous les 8 ans, il fait un état des lieux du parcours, avec un compte rendu écrit dont le salarié reçoit une copie.

Dans le compte rendu d'EPP, pas d'appréciation sur le travail : c'est le rôle de l'entretien annuel.

Activer la Dictée sur ton Mac

La Dictée est déjà dans macOS. Elle écrit partout où tu peux taper : ton logiciel RH dans le navigateur, Word, Pages ou une note.

1. Ouvre le menu Pomme, puis Réglages Système, puis Clavier.
2. Va à Dictée et active-la. Si macOS te propose de partager tes enregistrements audio, clique sur « Plus tard » pour refuser.
3. Choisis un raccourci, ou garde la touche Micro si ton clavier en a une.
4. Lis la phrase sous Dictée : Apple y indique si tes dictées sont traitées sur ton Mac. Ce que tu dictes dans un champ de recherche fait exception.

Si la phrase ne dit pas que tout reste sur ton Mac, ta voix part sur les serveurs d'Apple. Apple ne garde pas l'audio, sauf si tu as accepté « Améliorer Siri et Dictée ». Un compte rendu parle d'une personne précise : vérifie ce réglage. Les premiers pas sont dans comment dicter un texte sur Mac.

Préparer la trame à la voix, la veille

Un bon entretien se prépare, et Service Public demande d'ailleurs que le salarié connaisse la date assez tôt pour préparer le sien. De ton côté, prends dix minutes par personne. Ouvre son dossier de l'an dernier et une note vide, puis dicte, objectif par objectif :

1. L'objectif fixé l'an dernier, tel qu'il était écrit.
2. Ce que tu as constaté : un résultat, un chiffre, un dossier précis.
3. La question à poser pour avoir la version du salarié.

Dis « nouvelle ligne » entre chaque point et « nouveau paragraphe » entre deux objectifs. Apple le précise : le retour à la ligne apparaît à la fin de la dictée, pas pendant. Tu arrives à l'entretien avec des questions, pas avec un verdict.

La trame du compte rendu d'entretien annuel

Pour l'entretien d'évaluation, la CNIL liste les informations qui peuvent être collectées. On s'en sert comme squelette. Si ton entreprise a son formulaire, il prime.

Trame proposée par la rédaction, bâtie sur la liste de la CNIL relue le 03/11/2026. Sur téléphone, fais glisser le tableau si besoin.

Dicte juste après l'entretien, la porte refermée, à partir de tes notes courtes. Clique dans la rubrique, lance la Dictée, parle, arrête avec esc ou ton raccourci, passe à la suivante. La Dictée s'arrête seule après 30 secondes sans parole : si tu relis tes notes, relance-la. Pour la façon de noter pendant l'échange, vois prendre des notes en réunion.

Dicter les objectifs de l'année qui vient

C'est la rubrique qu'on relit en premier l'an prochain. Service Public parle d'objectifs et de moyens, et les critères d'évaluation doivent être précis, objectifs et vérifiables. Dicte donc chaque objectif dans le même ordre :

• ce qui doit être fait ;
• comment on saura que c'est fait (un chiffre, un livrable) ;
• pour quand ;
• avec quels moyens : une formation, un outil, du temps.

Par exemple : « Reprendre le suivi des trois comptes de la région Ouest virgule bilan mensuel envoyé au plus tard le 5 de chaque mois virgule formation à l'outil de reporting prévue au premier trimestre point. » Si tu ne peux pas dire comment tu le mesureras, l'objectif n'est pas prêt. Pour les dates et les montants, vérifie le format obtenu avec dicter des chiffres et des dates sur Mac.

Ce qu'on écrit sur un salarié, et ce qu'on n'écrit pas

À l'oral, on en dit plus qu'au clavier. Une remarque sur la santé, la vie de famille ou le caractère sort toute seule. D'après la CNIL et Service Public (pages relues le 03/11/2026) :

• Seulement ce qui sert à évaluer le poste. Les informations demandées doivent avoir un lien direct avec l'évaluation des aptitudes professionnelles. Les critères ne doivent pas être discriminatoires : Service Public cite le sexe, l'état de santé ou la religion parmi les critères interdits.
• Des commentaires objectifs. Les zones de commentaires sont permises, mais avec prudence. La CNIL écarte les commentaires trop subjectifs, outranciers ou insultants, et conseille de n'écrire que ce que l'on est en mesure de présenter et d'assumer.
• Le salarié peut tout lire. Il accède à son compte rendu et peut en demander la copie intégrale.
• Accès limité. Seules les personnes habilitées y ont accès : le supérieur pour son équipe, la gestion du personnel pour l'ensemble. Pas un brouillon dans un dossier commun.
• Durée limitée. En principe, les données d'évaluation ne sont pas conservées au-delà de la période d'emploi. Demande la règle de ton entreprise.

Une règle de dictée résume tout : si tu ne dirais pas la phrase au salarié en face, ne la dicte pas. Mets un fait à la place de chaque jugement. « Trois livraisons sur dix en retard au deuxième semestre » se discute. « Manque de rigueur », non.

Relire avant de remettre le compte rendu

1. Les mots soulignés en bleu. Ton Mac n'est pas sûr de les avoir compris. Clique dessus pour voir d'autres propositions, ou vois corriger les erreurs de dictée sur Mac.
2. Les noms et les chiffres. Un nom de client ou un montant mal transcrit se retrouve dans un document que le salarié garde. Compare avec tes notes.
3. Rien hors du poste, phrase par phrase.

Le salarié peut refuser de signer. D'après Service Public, la validité du compte rendu n'est pas remise en cause pour autant. Raison de plus pour qu'il y lise des faits.

Et avec VoiceMochi ?

On fait VoiceMochi, garde-le en tête en lisant. Voici ce que l'app fait, d'après son code. Pour l'entretien d'embauche, vois plutôt dictée vocale pour recruteur. L'app n'est reliée à aucun logiciel RH ni outil d'entretien : elle colle du texte là où se trouve ton curseur.

Dicter dans ton formulaire. Tu cliques dans la rubrique, tu maintiens une touche (fn ou ⌥ droite par défaut), tu parles, tu relâches : le texte est collé. Deux appuis rapides : tu parles sans tenir la touche, un nouvel appui termine. L'app colle avec ⌘ V et, par défaut, n'appuie pas sur Entrée : rien n'est validé à ta place. Sans champ de texte actif, ta dictée va dans le Carnet de l'app et elle est copiée, prête à coller plus tard.

Un texte propre. Le réglage « Nettoyage du texte », sur Moyen au départ, retire les « euh », les répétitions et les faux départs sans changer tes mots. « Non pardon » ne garde que la version corrigée. « Premièrement… deuxièmement… » pour tes objectifs donne une liste numérotée, une ligne par objectif. Sélectionne un paragraphe, maintiens la touche et dis « fais plus court » : le texte est remplacé.

Les noms et les trames. L'onglet Dictionnaire aide l'app à écrire les noms de clients et d'outils qui reviennent ; ces mots partent avec ta voix. L'onglet Snippets remplace une phrase dite par un texte enregistré, par exemple les intitulés de ta trame.

Où partent les notes sur un salarié. Ce que tu dictes sur une personne est une donnée personnelle, et l'app en envoie une partie en ligne. Par défaut, la voix passe par notre relais puis chez Groq ou Deep Infra, aux États-Unis, d'après notre politique de confidentialité. Sur un Mac à puce Apple, l'option « Transcrire sur ce Mac », coupée au départ, garde ta voix sur l'ordinateur (modèle d'environ 650 Mo). Le nettoyage du texte envoie quand même le texte en ligne : mets-le sur Aucun si tu veux que rien ne sorte. Si cet usage convient à ton entreprise, c'est à ton juriste ou à ton DPO de le dire.

Ce qui reste sur ton Mac. Les dictées s'effacent de l'historique après 2 heures, texte et audio. Les 10 derniers textes restent dans les réglages. Dans le Carnet, le texte reste jusqu'à ce que tu le supprimes et l'audio part après 7 jours : n'y laisse pas un compte rendu une fois qu'il est rangé dans ton logiciel RH. L'app demande macOS 13 ou plus récent, un compte Mochi et l'autorisation Accessibilité. Elle existe aussi sur Windows, avec Ctrl droit comme touche. VoiceMochi est téléchargeable sur voicemochi.com, et tout est présenté sur l'accueil.

En résumé

Sache d'abord quel entretien tu prépares : l'entretien annuel évalue le travail, l'entretien de parcours professionnel parle d'évolution et de formation. La veille, dicte ta trame. Après l'entretien, seul, dicte le compte rendu, un fait derrière chaque appréciation, des objectifs mesurables. N'écris que ce qui sert à évaluer le poste, relis les noms et les chiffres, et dicte chaque phrase comme si le salarié la lisait.