Dictée vocale notaire : notes de rendez-vous, courriers et brouillons

Un rendez-vous de succession vient de finir. Il reste la note du dossier à écrire, un courrier pour le client, un mail au confrère et deux relances. Tout ça se dit plus vite que ça ne se tape. Mais dans une étude, presque tout ce qu'on écrit parle d'un client, et ton secret couvre tout ce qui t'a été confié. Voici ce que disent les textes du notariat, puis comment trier ce que tu dictes.

Pages relues le 20/10/2026 : code de déontologie des notaires sur Légifrance, règlement professionnel du notariat (arrêté du 29 janvier 2024), page du Conseil supérieur du notariat, CNIL et assistance Apple. Ce sont des repères, pas un conseil juridique : le DPO de l'office et ta chambre des notaires restent les bons interlocuteurs.

Ce que disent le code de déontologie et le RPN

Si tu cherches encore le « règlement national », il n'est plus en vigueur. Le décret du 28 décembre 2023, qui forme le code de déontologie des notaires, a abrogé l'arrêté de 2018 qui l'approuvait. Les règles sont maintenant dans ce code et dans le règlement professionnel du notariat (RPN), approuvé par arrêté du 29 janvier 2024.

L'article 8 du code pose le principe : « Le notaire et toute personne placée sous son autorité sont tenus au secret professionnel. Le secret professionnel est général et absolu. » Le clerc, l'assistante et le notaire salarié sont donc dans le même cercle. L'article 226-13 du code pénal punit la révélation d'une information secrète d'un an de prison et de 15 000 euros d'amende.

Le RPN précise la portée. Le secret couvre « tout ce qui a été porté à la connaissance du notaire dans l'exercice de ses fonctions ». Il s'étend aux actes, aux pièces et aux « correspondances y compris électroniques ». Et le notaire doit veiller à ce que « tous ses collaborateurs et prestataires » soient instruits de cette obligation.

Deux autres points comptent pour la dictée. L'article 10 du code demande au notaire de veiller à la protection des données personnelles, et le RPN rend obligatoire un délégué à la protection des données dans chaque office. Si tu te poses une question sur un outil, c'est à lui qu'il faut la poser.

L'acte reste dans le logiciel de l'étude

Le RPN est net sur un point : le notaire « ne peut sous-traiter aucune des prestations nécessitant son identification, ni la rédaction de ses actes, ni leur réception ». Le code ajoute qu'il reçoit les actes en personne et ne peut déléguer ce qui tient à son statut d'officier public.

En pratique, l'acte authentique se rédige dans le logiciel de rédaction d'actes de l'étude. La dictée n'y change rien. Elle sert ailleurs, sur ce qui vient avant ou autour de l'acte : le brouillon d'une clause particulière que tu reporteras ensuite, la note de rendez-vous, le courrier d'accompagnement, la relance. Elle fait gagner du temps sur ces textes-là, pas sur l'acte lui-même.

Pour le secret de l'avocat, qui obéit à d'autres textes, lis notre article sur la dictée vocale pour les avocats.

Quel outil pour quel texte

Avant de choisir un outil, regarde ce que tu dictes.

Repères tirés du code de déontologie des notaires et du RPN relus le 20/10/2026. Ils ne remplacent pas l'avis du DPO de l'office ou de ta chambre. Sur téléphone, fais glisser le tableau si besoin.

Dans une étude, la première ligne est la plus grosse. Une adresse, une situation de famille ou la composition d'un patrimoine suffisent à reconnaître quelqu'un, même sans nom.

Notes de rendez-vous : dicte après, pas pendant

La note de rendez-vous est le texte qu'on a le plus envie de dicter, parce qu'on l'écrit à chaud. Quatre habitudes simples :

1. Dicte une fois le client parti, porte fermée. Un bureau ouvert sur l'accueil, ce sont des oreilles en trop.
2. Garde l'identité hors de la voix. Noms, dates de naissance, adresses et références cadastrales se tapent ou se reprennent dans le logiciel. Tu dictes le fond, pas l'en-tête.
3. Suis toujours le même plan. Objet du rendez-vous, pièces reçues, pièces à demander, points à vérifier, suite. Dis « nouvelle ligne » entre chaque partie, le texte arrive déjà rangé.
4. Relis chaque chiffre. Un prix, une date ou une quote-part mal transcrits peuvent faire beaucoup de dégâts. Notre guide pour dicter chiffres et dates sur Mac donne les bonnes formulations.

Courriers d'étude : la structure avant les mots

Les courriers d'une étude se ressemblent : accusé de réception de pièces, demande de documents, convocation à une signature, relance. Pour les dicter vite, annonce la structure à voix haute : objet, rappel, demande, formule de fin, avec « nouveau paragraphe » entre chaque partie. Puis relis au clavier et colle le texte dans le modèle de l'étude.

Les relances et les courriers types sans données client, comme une liste de pièces à fournir pour une vente, se dictent sans souci. Pour le reste, applique le tableau. Côté secrétariat, notre article sur la dictée vocale pour les secrétaires détaille la méthode brouillon dicté, puis relecture.

Solution 1 : la dictée de macOS

Si ton poste est un Mac, la dictée d'Apple est déjà là et marche partout où tu peux taper.

1. Ouvre le menu Apple, Réglages Système, puis Clavier, et active Dictée. Si le Mac te propose de partager tes enregistrements pour « Améliorer Siri et Dictée », tu peux cliquer sur « Plus tard ».
2. Lis la phrase sous Dictée. Apple y indique si tes saisies sont traitées sur ton Mac, sans envoi à ses serveurs, sauf dans une zone de recherche.
3. Choisis ton micro dans « Source du microphone », place le curseur, appuie sur la touche Micro ou sur ton raccourci, et parle.

Quand la dictée n'est pas traitée sur ton Mac, d'après la page confidentialité d'Apple, ce que tu dictes est envoyé au serveur et traité là-bas, sans y être conservé, sauf accord pour « Améliorer Siri et Dictée ». Pour une note de dossier, lis donc cette phrase avant tout. La dictée s'arrête seule après 30 secondes sans parole, et les mots soulignés en bleu sont ceux dont le Mac n'est pas sûr.

Si ton logiciel d'étude propose sa propre dictée, pose trois questions à l'éditeur, puis au DPO : où part ma voix, qui la transcrit, et dans quel pays ? La CNIL rappelle qu'un transfert hors de l'Union demande un niveau de protection suffisant, encadré par des outils juridiques.

Et avec VoiceMochi ?

On fait VoiceMochi, alors voici ce que son code fait vraiment. L'app n'a aucune fonction notariale, ne se branche sur aucun logiciel de rédaction d'actes et ne garantit rien sur le plan réglementaire. Elle colle du texte au curseur, comme un clavier, et c'est tout.

Le geste. Tu maintiens fn ou Option droite (deux raccourcis au plus), tu parles, tu relâches. Le texte est collé par Cmd V dans toute app où tu peux taper, jamais suivi d'Entrée. Deux appuis rapides lancent la dictée mains libres, un nouvel appui la termine. Sans champ de texte actif, la dictée va dans le Carnet et reste copiée. Le réglage « Micro » permet de choisir un micro précis.

Où part ta voix, par défaut. En ligne. Elle passe par notre relais, hébergé chez Supabase, qui vérifie ta licence puis la transmet sans l'enregistrer. Elle est transcrite par Groq ou, s'il est indisponible, par Deep Infra, deux prestataires situés aux États-Unis, d'après notre politique de confidentialité. Dans ce mode, ne dicte aucune donnée client confidentielle : ni nom, ni adresse, ni situation familiale ou patrimoniale qui permette de reconnaître quelqu'un.

Pour que rien ne parte. Active « Transcription sur ton Mac », coupée au départ et disponible seulement sur un Mac à puce Apple. Elle télécharge une fois un modèle d'environ 650 Mo. Tant qu'il n'est pas prêt, la dictée passe en ligne. Une fois active et prête, ta voix ne quitte plus ton Mac, même si la transcription locale échoue. Coupe aussi « Remise au propre », activée au départ : elle enlève les « euh » et ponctue, mais envoie le texte à notre relais. Coupée, le texte brut est collé tel quel. Le détail est dans dictée sur Mac hors ligne.

Deux détails. Ta liste de mots, celle de l'écran « Apprends tes mots à Mochi », part avec la voix quand la transcription est en ligne : n'y mets jamais un nom de client. Et l'historique garde chaque dictée, texte et audio, 24 heures, puis l'efface, sauf les notes du Carnet et les dictées ratées ou annulées, gardées 7 jours pour être récupérées. Sur un poste partagé à l'étude, pense à ces délais. Il faut macOS 13 ou plus récent, un compte Mochi et l'autorisation Accessibilité.

Là où elle aide sans question, c'est sur la dernière ligne du tableau. Une procédure interne dictée en disant « premièrement… deuxièmement… » arrive en liste numérotée grâce à la remise au propre. VoiceMochi est téléchargeable sur voicemochi.com, et tout est présenté sur l'accueil.

En résumé

L'acte se rédige dans le logiciel de l'étude, la dictée sert autour. Dicte sans compter ce qui ne touche à aucun dossier. Pour le reste, le secret est général et absolu : prends une dictée qui reste sur ton Mac, garde l'identité hors de la voix, dicte porte fermée et relis chaque chiffre. Au moindre doute sur un outil, demande au DPO de l'office.