Dictée vocale agent d'assurance : comptes rendus, devoir de conseil et mails clients sur Mac

Un rendez-vous d'assurance, c'est trois quarts d'heure à écouter : la maison, la voiture, les enfants, le crédit, ce qui inquiète. Puis vient la partie que personne n'aime : tout mettre par écrit. La loi le demande avant la signature, et ta mémoire ne tient pas jusqu'au soir. Ton Mac écrit sous la dictée. Voici comment t'en servir pour le compte rendu, l'écrit du conseil et les mails, sans y glisser ce qui n'a rien à y faire.

Sources relues le 23/10/2026 : l'article L. 521-4 du Code des assurances (Légifrance), la fiche Principes du conseil en assurance (ACPR, juillet 2018), la page Zones bloc note et commentaires (CNIL), et chez Apple Dicter des messages et des documents sur Mac et Siri, Dictée et confidentialité. Cet article donne des repères pratiques, pas un avis juridique.

Ce que la loi te demande d'écrire

Depuis la transposition de la directive sur la distribution d'assurances (DDA), l'article L. 521-4 du Code des assurances, en vigueur depuis le 1er octobre 2018, fixe la règle. Avant la conclusion de tout contrat, le distributeur doit :

• préciser par écrit les exigences et les besoins du client, à partir de ce que le client lui a dit ;
• lui donner des informations objectives sur le produit, sous une forme compréhensible, exacte et non trompeuse ;
• conseiller un contrat cohérent avec ces exigences et ces besoins, et dire pourquoi.

L'ACPR détaille l'attente dans sa fiche sur les principes du conseil. Ce niveau de conseil est obligatoire dans tous les cas. Ta démarche doit comprendre un recueil et une reformulation des attentes du client. La motivation peut être courte, mais claire, et elle ne doit pas se contenter de renvoyer aux conditions générales. L'ACPR conclut que la formalisation du recueil et du conseil, et leur conservation, sont nécessaires. En assurance-vie, avec une recommandation personnalisée, la motivation va dans une déclaration d'adéquation remise au client.

Pour toi, la conséquence est simple. Ce que le client dit en rendez-vous doit finir écrit, et lisible par lui. La dictée sert à ne rien perdre entre les deux.

Activer la Dictée et savoir où part ta voix

La Dictée est déjà dans macOS. Elle écrit partout où tu peux taper : Word, Pages, Mail, le formulaire de ton extranet dans le navigateur.

1. Ouvre le menu Pomme, puis Réglages Système, puis Clavier.
2. Va à Dictée et active-la. Si macOS te propose de partager tes enregistrements audio, clique sur « Plus tard » si tu ne veux pas.
3. Choisis ton raccourci, ou garde la touche Micro si ton clavier en a une.
4. Lis la phrase sous Dictée. Elle te dit si tes dictées sont traitées sur ton Mac, donc pas envoyées aux serveurs d'Apple. Exception notée par Apple : ce que tu dictes dans un champ de recherche.

Tu entends des revenus, des sinistres, parfois des questions de santé. Si la phrase ne dit pas que tout reste sur ton Mac, ce que tu dictes part chez Apple, qui ne le conserve pas sauf si tu as accepté « Améliorer Siri et Dictée ». Dans ce cas, dicte des initiales et tape au clavier ce qui identifie le client. Les Mac et les langues qui dictent sans connexion sont listés dans dictée Mac hors ligne.

Dicter le compte rendu juste après le rendez-vous

Le bon moment, c'est dans les cinq minutes. Garé devant chez le client, ou juste après avoir raccroché. Ouvre une note, lance la Dictée et suis toujours le même ordre :

Trame proposée par la rédaction à partir de l'article L. 521-4 et de la fiche de l'ACPR. Adapte-la au modèle de ta compagnie ou de ton cabinet. Sur téléphone, fais glisser le tableau si besoin.

Annonce chaque rubrique à voix haute (« Besoins, deux points »), et dis « nouveau paragraphe » entre deux. Le retour à la ligne apparaît à la fin de la dictée. La Dictée ne s'arrête seule qu'après 30 secondes sans parole.

Sépare toujours ce que le client a dit de ce que tu en déduis. « Il dit qu'il roule peu » d'un côté, « à mon avis, une formule au kilomètre » de l'autre. C'est la reformulation dont parle l'ACPR, et c'est ce qui rendra ton conseil défendable plus tard.

De la note à l'écrit du devoir de conseil

Ta note dictée n'est pas le document que tu remets au client. C'est sa matière première. Le document lui-même suit le modèle fourni par ta compagnie ou ton cabinet. Voici comment passer de l'un à l'autre :

1. Ouvre le modèle à côté de ta note.
2. Reporte les besoins et exigences rubrique par rubrique. Tu peux dicter directement dans les champs du modèle, ils acceptent la Dictée comme le clavier.
3. Dicte la motivation en reliant chaque besoin à une garantie du contrat proposé : « Vous voulez être couvert pour le prêt de votre véhicule à vos enfants, ce contrat prévoit… ». Pas de « voir conditions générales » à la place d'une explication.
4. Relis comme si tu étais le client. L'article L. 521-4 parle d'une forme compréhensible, exacte et non trompeuse. Une phrase dictée qui part dans tous les sens n'est pas compréhensible. Coupe-la.
5. Enregistre et conserve selon la procédure de ta structure.

Les chiffres demandent une relecture à part : franchise, plafond, cotisation, date d'effet. Une dictée peut écrire « 150 » au lieu de « 115 », ou un montant en lettres. Recopie-les depuis le devis, et vérifie le format avec dicter des chiffres et des dates sur Mac. Les noms de garanties et le jargon de ta compagnie que la Dictée écorche, c'est dans dictée Mac et mots techniques.

Ce que tu ne dictes pas sur un assuré

À l'oral, on en dit plus qu'au clavier. « Il a eu un cancer il y a deux ans », « ils sont en train de divorcer » : ça sort tout seul en sortant d'un rendez-vous de prévoyance ou d'assurance emprunteur. La CNIL a des règles claires pour ces zones de notes libres :

• Le client peut lire ta note. Il a un droit d'accès. Dicte comme s'il lisait par-dessus ton épaule.
• Objectif, pertinent, pas excessif. La CNIL cite « en instance de divorce » ou « client au chômage » comme des mentions qui peuvent être inadéquates. Elle préfère des formules neutres, comme « échange difficile avec le client ».
• La santé est une donnée sensible. Sauf exception, elle ne s'écrit qu'avec le consentement exprès de la personne. Sinon, un mot neutre comme « hospitalisation » ou « maladie longue durée », sans la pathologie.
• Les menus plutôt que les champs libres. Si ton outil propose des listes pour le motif ou l'étape, sers-t'en.

Les questions de santé posées pour un contrat suivent la procédure de l'assureur, pas ta note de rendez-vous. Ne les dicte pas dans un outil qui envoie ta voix en ligne.

Les mails clients

Une bonne partie de ta journée, c'est du mail : envoyer un devis, réclamer une pièce, confirmer une résiliation, suivre un sinistre. Dicte le cœur du message dans un brouillon, puis relis avant d'envoyer.

• Une demande par mail. « Pouvez-vous m'envoyer votre relevé d'information », pas cinq pièces mélangées dans un paragraphe.
• Les dates et les montants en dernier, recopiés depuis le dossier.
• Tes blocs fixes en raccourcis : tes coordonnées, la liste des pièces pour une souscription. macOS les gère dans Réglages Système, Clavier, Remplacements de texte.

Le pas à pas dans Mail, Gmail et Outlook, avec la ponctuation à la voix, est dans dicter ses mails sur Mac.

Et avec VoiceMochi ?

On fait VoiceMochi, garde-le en tête. Voici ce que l'app fait, d'après son code.

Dicter partout. Tu places le curseur, tu maintiens une touche (fn ou Option droite par défaut), tu parles, tu relâches : le texte est collé là où tu écris, dans le modèle de conseil comme dans un formulaire en ligne. Pour un long compte rendu, appuie deux fois vite sur la touche et parle sans la tenir ; un nouvel appui termine. L'app n'appuie jamais sur Entrée, donc rien n'est validé ni envoyé à ta place. Sans champ de texte actif, ta dictée va dans l'onglet Carnet et elle est copiée : pratique dans la voiture, juste après le rendez-vous.

Un texte propre. Une remise au propre, activée par défaut, retire les « euh », les répétitions et les faux départs, sans changer tes mots. Si tu te reprends avec « non pardon », seule la version corrigée reste. Si tu dis « premièrement… deuxièmement… », tu obtiens une liste numérotée. Dans Mail, Outlook ou Gmail, le style passe en soigné, sans formule de politesse ni signature que tu n'as pas dites. Et si le texte remis au propre contient un nombre que tu n'as pas dit, l'app garde ta dictée brute. Relis quand même chaque montant : la transcription peut toujours mal entendre.

Tes blocs fixes et ton jargon. L'onglet Snippets remplace une phrase dite par un texte enregistré, comme ta liste de pièces. L'onglet Dictionnaire aide l'app à écrire tes noms de garanties. Ces mots partent avec ta voix : n'y mets aucun nom de client.

Ce qui part en ligne. Par défaut, ta voix est transcrite en ligne : elle passe par notre relais, puis chez Groq ou Deep Infra, aux États-Unis, d'après notre politique de confidentialité. Sur un Mac à puce Apple, l'option « Transcription sur ton Mac », coupée au départ, garde ta voix sur l'ordinateur. La remise au propre envoie quand même le texte en ligne. Pour les rendez-vous où il est question de santé, garde ces détails hors de la dictée, ou active la transcription sur ton Mac et coupe aussi la remise au propre. Nous ne promettons aucune conformité à ta place : c'est à ta structure de dire quels outils tu peux utiliser.

Ce qui reste sur ton Mac. Les dictées s'effacent de l'historique après 24 heures, texte et audio. Les 10 derniers textes restent dans les réglages de l'app. Dans le Carnet, le texte reste jusqu'à ce que tu le supprimes, et l'audio part après 7 jours. L'app demande macOS 13 ou plus récent, un compte Mochi et l'autorisation Accessibilité. Elle est téléchargeable sur voicemochi.com. Le reste est sur l'accueil.

En résumé

Dicte ton compte rendu dans les cinq minutes, toujours dans le même ordre : contexte, situation, besoins, exigences, contrats existants, proposition, suite. Sers-t'en pour remplir le modèle du devoir de conseil, et motive ton choix avec les mots du client. Recopie les montants depuis le devis. Et la santé de ton client n'a rien à faire dans une note dictée.