Dictée vocale coach : tes notes de séance dictées sur Mac, sans trahir la confidentialité

Pendant la séance, tu écoutes. Tu ne veux pas avoir le nez dans un carnet pendant que ton client cherche ses mots. Résultat : la note se fait après, et souvent mal, parce que le rendez-vous suivant approche. À voix haute, juste après avoir raccroché, elle sort en quelques minutes. Il te faut une trame toujours identique, une idée claire de ce qui n'a rien à faire dans tes notes, et un outil dont tu sais où il envoie ta voix.

Pages relues le 21/10/2026 : ICF Code of Ethics (International Coaching Federation, page en anglais, traduite par nos soins), Obligations en matière de protection des données personnelles (Service Public Entreprendre, vérifiée par l'administration le 26 avril 2024), Dicter des messages et des documents sur Mac et Siri, Dictée et confidentialité (Apple). Le site de la CNIL était en maintenance ce jour-là. Ces repères sont pratiques, pas juridiques.

Ce que dit ton cadre sur tes notes

Pour tes notes, les repères viennent surtout de deux endroits : le code de ta fédération et la loi sur les données personnelles.

Le code de l'ICF. Ce code est en vigueur depuis le 1er avril 2025. Il demande « le niveau de confidentialité le plus strict » avec toutes les parties (standard 2.1). Il veut aussi que tes dossiers, fichiers électroniques compris, soient conservés, stockés et éliminés de façon à protéger la confidentialité, la sécurité et la vie privée (2.4). Et il précise que tes obligations te suivent dans les outils que tu utilises : logiciels, plateformes, intelligence artificielle (2.5). Une app de dictée en fait partie. Si tu es membre de l'EMCC, son Global Code of Ethics, signé par 12 organisations professionnelles, va dans le même sens ; relis-le de ton côté.

Le RGPD. Service Public le résume pour les entreprises, et un coach indépendant en est une. Une note qui parle d'une personne identifiable est une donnée personnelle, papier compris. On n'y met que ce qui est strictement nécessaire. On fixe dès le départ combien de temps on la garde, on la supprime quand l'objectif est atteint, et on la protège (mot de passe, sauvegarde). Si un prestataire traite ces données pour toi, il doit présenter des garanties suffisantes, avec un contrat.

Le point de départ, d'après l'ICF : un accord avec ton client, avant la première séance, qui parle de confidentialité et de ce qui s'échange entre vous (standards 1.1 et 2.2). Écris-y que tu prends des notes, à quoi elles servent, combien de temps tu les gardes. Le reste de cet article part de là.

La trame à dicter juste après la séance

Dicte toujours dans le même ordre. Une semaine plus tard, tu retrouves l'info au même endroit, et tu n'oublies rien sous la pression du rendez-vous suivant.

1. Le repère. Les initiales ou le code du client, la date, le numéro de la séance. Pas de nom complet.
2. L'objectif du jour. Ce que le client voulait travailler, avec ses mots. « Il veut oser dire non à son associé » vaut mieux qu'un résumé à ta sauce.
3. Ce qui a bougé. La prise de conscience, la phrase qui a fait tilt, le moment où le ton a changé.
4. Ses engagements. Ce que le client a dit qu'il ferait d'ici la prochaine fois, et pour quand.
5. Ta part. Une question que tu n'as pas posée, un moment où tu as trop guidé, ce que tu veux apporter en supervision.
6. La suite. La date du prochain rendez-vous et le fil à reprendre.

Dis « nouveau paragraphe » entre deux blocs. Puis relis une fois, surtout les engagements : c'est ce que tu citeras à ton client la prochaine fois, ils doivent être justes.

Le petit récap envoyé au client, si vous l'avez prévu ensemble, se dicte de la même façon : ce qu'il a décidé, ce qu'il fait, la date du prochain rendez-vous. Rien de plus. Les mails dictés, ponctuation comprise, sont détaillés dans dicter ses mails sur Mac.

Ce qui reste hors de tes notes

Le RGPD parle de minimisation. En pratique, une note courte se relit vite et contient moins de choses à protéger.

• Les détails qui ne servent pas l'objectif. Le prénom du conjoint, le nom du manager, l'adresse de l'entreprise. Si le travail porte sur la relation avec un associé, « l'associé » suffit.
• Les données sensibles. Service Public rappelle que leur traitement est interdit, sauf exceptions : origine, opinions politiques, convictions religieuses, orientation sexuelle, appartenance syndicale, données génétiques. Un client peut en parler en séance. Ça ne veut pas dire que ça doit finir dans ta note.
• Tes diagnostics. Si tu sens qu'un sujet dépasse le coaching, note que tu en as parlé au client et vers qui tu l'as orienté, pas une étiquette. Le code de l'ICF te demande de dire au client quand tu interviens dans un autre rôle que celui de coach (3.7). Si tu exerces aussi comme psychologue, les règles sont plus strictes : vois dictée vocale psychologue.

Et quand un commanditaire paie le coaching, une entreprise par exemple, rappelle-toi ce que l'accord prévoit de lui transmettre. Tes notes de travail n'ont pas à finir dans un rapport.

Avec la dictée de macOS

La Dictée est déjà dans ton Mac et marche partout où tu peux taper : Notes, Pages, ton outil de suivi dans le navigateur.

1. Menu Pomme, Réglages Système, Clavier, puis active Dictée. Si macOS te propose de partager tes enregistrements audio avec Apple, tu peux refuser.
2. Lis la phrase sous Dictée. Apple y indique si tes saisies sont traitées sur ton Mac, donc pas envoyées sur ses serveurs. Ça ne vaut pas pour une zone de recherche.
3. Ouvre ta note, clique dedans, puis appuie sur la touche Micro ou sur ton raccourci de Dictée.
4. Dicte la trame. « Nouveau paragraphe » sépare les blocs, et le saut apparaît une fois la dictée finie.
5. Arrête avec esc. Si tu te tais 30 secondes, la Dictée s'arrête toute seule : pratique quand tu réfléchis, agaçant au milieu d'une phrase.
6. Relis les mots soulignés en bleu : le Mac n'est pas sûr de les avoir compris, un clic propose autre chose.

Sur un Mac à puce Apple, tu peux taper sans couper la Dictée. Utile pour une date ou les initiales du client.

Si la phrase sous Dictée ne parle pas de traitement sur ton Mac, ta voix part chez Apple. Sa page de confidentialité dit qu'elle n'y est pas conservée, sauf si tu as accepté « Améliorer Siri et Dictée ». À toi de voir si c'est compatible avec ce que tu as promis à tes clients.

Où ranger la note ensuite ? Dans un dossier à part, sur un Mac protégé par un mot de passe, avec la date de suppression prévue écrite en tête de chaque fiche. Ça a l'air bête, mais c'est ce qui te fera vraiment supprimer au bon moment.

Et avec VoiceMochi ?

On fait VoiceMochi, donc garde ça en tête en lisant. Voici ce que l'app fait d'après son code, sans rien de plus. Elle n'a aucune fonction propre au coaching.

Le geste. Tu maintiens fn ou Option droite, tu parles, tu relâches : le texte est collé là où se trouve ton curseur, sans jamais appuyer sur Entrée. Pour dicter toute la trame d'un coup, appuie deux fois vite et parle sans tenir la touche ; un nouvel appui termine.

Le Carnet. Si aucun champ de texte n'est ouvert, ta dictée va dans le Carnet de l'app et elle est copiée. Le Carnet reste sur ton Mac. Son texte ne s'efface pas tout seul, l'audio d'une note est gardé 7 jours, et chaque note a un bouton Supprimer. Les autres dictées sont effacées après 24 heures, texte et audio. Le Carnet ne remplace pas ton dossier client : sers-t'en comme brouillon, puis range et supprime.

Un texte propre. La remise au propre, activée au départ, retire les « euh » et ponctue. Dis « premièrement… deuxièmement… » et les engagements du client deviennent une liste numérotée.

Où part ta voix. Par défaut, elle passe par notre relais puis, d'après notre politique de confidentialité, chez Groq ou Deep Infra, aux États-Unis, sans y être enregistrée. Les mots que tu ajoutes au Dictionnaire partent avec elle : pas de nom de client dedans. Sur un Mac à puce Apple, l'option « Transcription sur ton Mac », coupée au départ, télécharge un modèle d'environ 650 Mo. Une fois prête, ta voix ne quitte plus le Mac, même si la transcription échoue. Le texte part encore en ligne pour la remise au propre : coupe-la aussi si tu veux que rien ne sorte. Le détail est dans dictée sur Mac hors ligne.

Les séances en visio. Sous macOS 14.2 ou plus récent, l'app peut prendre des notes quand Zoom, Teams ou ton navigateur utilise le micro, puis rédiger un compte rendu. Pour une séance de coaching, ça veut dire faire écouter tout l'échange à un outil : ne le fais qu'avec l'accord écrit du client, prévu dans votre contrat.

VoiceMochi demande macOS 13 ou plus récent, un compte Mochi et l'autorisation Accessibilité. L'app est téléchargeable sur voicemochi.com ; le reste est présenté sur l'accueil. Pour la méthode de notes pendant une réunion à plusieurs, vois prendre des notes en réunion.

En résumé

Mets la prise de notes dans ton contrat de coaching, avec sa durée de conservation. Après chaque séance, dicte la même trame : repère, objectif, ce qui a bougé, engagements, ta part, la suite. Initiales plutôt que noms, rien qui ne serve pas l'objectif, aucune donnée sensible. Vérifie où part ta voix avant la première note, puis supprime à la date prévue.