Dictée vocale assistante sociale : rapports, évaluations et notes de situation

L'entretien est fini, la famille est repartie, et il reste la note de situation à écrire. Puis l'évaluation pour la commission de jeudi, le rapport demandé par le juge, deux demandes d'aide et une pile de mails. Parler irait plus vite que taper. Le problème, c'est que ces textes parlent de personnes qui t'ont confié leur vie, et qu'une dictée envoie souvent ta voix sur Internet. Voici ce que disent les textes, puis comment trier ce que tu dictes.

Pages relues le 23/10/2026 : article L411-3 du Code de l'action sociale et des familles, fiche de l'ANAS sur le secret professionnel, code de déontologie de l'ANAS (copie publiée par la Fédération internationale des travailleurs sociaux), page de la CNIL sur l'accompagnement social et assistance Apple. Ce sont des repères, pas un conseil juridique : pour ta situation, vois l'ANAS, le délégué à la protection des données de ton employeur, la CNIL ou un avocat.

Le secret professionnel, d'après les textes

La loi. L'article L411-3 du Code de l'action sociale et des familles est court. Les assistants de service social, et les étudiants qui s'y préparent, sont tenus au secret professionnel dans les conditions des articles 226-13 et 226-14 du Code pénal. La fiche de l'ANAS rappelle la peine prévue par le 226-13 : un an d'emprisonnement et 15 000 euros d'amende. Le même article L411-3 ajoute une exception : transmettre à la justice ou aux services de protection de l'enfance des informations sur un mineur en danger ne t'expose pas à cette peine.

Le code de l'ANAS. Adopté en 1994, il fait de toi un « confident nécessaire ». Il te demande de protéger le dossier de l'usager, en gardant en tête qu'il peut le lire. En réunion avec d'autres services, tu ne donnes que les éléments strictement indispensables à l'objectif commun. Quand tu rends compte à ton employeur, c'est dans les limites du secret. Et un article, écrit bien avant les assistants vocaux, vise les technologies de recueil et de traitement des informations : il demande de se poser la question de la conservation et des recoupements dès le départ.

Les écrits. La fiche de l'ANAS donne des règles très concrètes pour les rapports. Préviens la personne avant de transmettre une information et, sauf en matière judiciaire, demande-lui son accord. Lis-lui le rapport et dis-lui ses voies de recours. Dans un rapport ou une demande d'aide, tiens-toi au strict nécessaire, et sache qui lira l'écrit. La même fiche rappelle que le « secret partagé » n'existe pas sur le plan légal.

Pour le volet données personnelles, la CNIL a une page dédiée au secteur social et médico-social. Elle y rappelle que les structures traitent des informations « parfois sensibles » sur les usagers, et y publie des référentiels, dont un sur la protection de l'enfance et un sur les durées de conservation. Si ton employeur a un délégué à la protection des données (DPO), c'est lui qui sait quels outils sont permis dans ton service.

Trier ce que tu dictes

Repères tirés des textes relus le 23/10/2026. Ils ne remplacent pas l'avis de l'ANAS, de ton DPO, de la CNIL ou d'un avocat. Sur téléphone, fais glisser le tableau si besoin.

La deuxième ligne est celle qui piège. « Une mère seule de trois enfants, au troisième étage, qui travaille de nuit à l'hôpital » n'a pas de nom. Dans un petit quartier, tout le monde sait de qui il s'agit.

Dicter un rapport social ou une évaluation

Ton service a sans doute son propre plan : situation familiale, ressources, logement, analyse, proposition. Garde-le comme une ossature fixe et remplis chaque partie à la voix.

1. L'identité au clavier. Nom, date de naissance, adresse, numéro de dossier : tu les tapes ou tu les prends dans ton logiciel. La voix ne dit que le fond.
2. Un bloc à la fois. Dicte une partie, relis-la, passe à la suivante. Un long monologue de dix minutes se corrige mal.
3. Les faits d'abord, l'analyse ensuite. Dire « elle m'a dit que » puis « j'en retiens que » à voix haute aide à séparer ce que la personne a dit de ce que tu en penses. C'est aussi ce qu'elle entendra quand tu lui liras le rapport.
4. Le strict nécessaire. À l'oral, on en dit plus qu'à l'écrit. Relis en te demandant, pour chaque phrase, si la commission ou le juge en a besoin pour décider.
5. Les chiffres et les négations. Montants, dates d'échéance, âges des enfants, et surtout les « ne… pas » : une négation qui saute change le sens d'une phrase. Notre article pour dicter chiffres et dates sur Mac donne les tournures qui passent bien.

La note de situation juste après l'entretien. C'est souvent là que la dictée aide le plus : tout est encore frais, et tu n'as pas à tout reprendre au clavier le soir. La règle du tableau reste la même. Si la note parle d'une personne, choisis un outil dont tu sais où part la voix.

Si tu travailles aussi avec des psychologues ou dans un service de soins, notre article sur la dictée vocale pour psychologue traite le cas des données de santé.

Solution 1 : la dictée de macOS

Si ton service te fournit un Mac, l'outil d'Apple est déjà là. Vérifie d'abord avec ton informatique qu'il est permis.

1. Ouvre le menu Apple, puis Réglages Système, puis Clavier, et active Dictée. Si on te propose de partager tes enregistrements pour « Améliorer Siri et Dictée », tu peux répondre « Plus tard ».
2. Lis la phrase affichée sous Dictée : Apple y indique si tes saisies vocales sont traitées sur ton Mac, sans envoi à ses serveurs.
3. Choisis ton micro dans « Source du microphone ». Place le curseur dans ton document, appuie sur la touche Micro ou ton raccourci, puis parle. Dis « nouveau paragraphe » pour changer de partie.

Si la dictée n'est pas traitée sur ton Mac, la page confidentialité d'Apple précise que ce que tu dictes part sur ses serveurs pour y être traité, sans y être conservé sauf accord pour « Améliorer Siri et Dictée ». La dictée s'arrête seule après 30 secondes de silence, et le Mac souligne en bleu les mots dont il doute.

Si ton logiciel métier a sa propre dictée, demande à l'éditeur, ou à ton DPO, où part ta voix, qui la transcrit et dans quel pays, avant d'y dicter un rapport.

Et avec VoiceMochi ?

On fait VoiceMochi, alors voici ce que son code fait vraiment, sans enjoliver. L'app ne te garantit rien sur le secret professionnel ni sur le RGPD, et elle n'est validée par aucun employeur du secteur social.

Comment ça marche. Tu gardes fn ou Option droite enfoncée (deux raccourcis au plus), tu parles, tu lâches. Le texte arrive au curseur par Cmd V, dans n'importe quelle app où l'on peut taper, sans appui sur Entrée derrière. Deux appuis rapides passent en mains libres, un appui de plus arrête. Sans champ de texte actif, la dictée part dans le Carnet et reste copiée. L'app ne se branche sur aucun logiciel métier : elle colle du texte.

Le trajet de ta voix, par défaut. Elle passe par notre relais, qui vérifie ton compte, ta licence et ton Mac, puis la transmet sans l'enregistrer. Groq la transcrit, ou Deep Infra quand Groq ne répond pas, deux prestataires situés aux États-Unis, comme le dit notre politique de confidentialité. Le texte repasse ensuite par le relais pour la remise au propre, activée au départ. Dans ce réglage, ne dicte aucune donnée qui permette de reconnaître une personne accompagnée.

L'option « Transcription sur ton Mac ». Elle est coupée au départ et ne marche que sur un Mac à puce Apple. Elle télécharge une fois un modèle d'environ 650 Mo ; tant qu'il n'est pas prêt, la dictée reste en ligne. Une fois active et prête, ta voix ne sort plus du Mac. La remise au propre, elle, envoie encore le texte au relais : coupe-la aussi si tu veux que rien ne parte, tu récupères alors le texte brut. Ta liste de mots (« Apprends tes mots à Mochi ») accompagne la voix quand la transcription est en ligne : mets-y « RSA » ou « AEMO », jamais un nom de famille. Le détail est dans notre article sur la dictée sur Mac hors ligne. Même en local, l'app ne remplace pas l'avis de ton employeur.

Ce qui reste sur le Mac. Chaque dictée, texte et audio, est gardée 24 heures dans l'historique, puis effacée. Les notes du Carnet gardent leur texte, et leur audio 7 jours. Une dictée ratée ou annulée reste 7 jours avec son audio tant que tu ne l'as pas récupérée. Il faut macOS 13 ou plus récent, un compte Mochi et l'autorisation Accessibilité.

Là où l'app sert vraiment, c'est la dernière ligne du tableau : le compte rendu de réunion d'équipe, le mail à la formation, le bilan d'activité. Dis « d'abord… ensuite… » et la remise au propre en fait une liste numérotée. VoiceMochi est téléchargeable sur voicemochi.com, et tout est présenté sur l'accueil.

En résumé

L'article L411-3 te soumet au secret professionnel, et le code de l'ANAS demande de n'écrire que le strict nécessaire, puis de lire le rapport à la personne. Dicte librement les textes sans usager. Pour les rapports, évaluations et notes de situation, prends l'outil validé par ton employeur ou une dictée dont tu sais où part la voix, garde l'identité au clavier, et relis chiffres et négations.